Basado en la Iso 30300-30301

El Sistema de Gestión Documental Digital se basa en la normativa ISO 30300-30301 que hacen referencia al manejo de los registros que posee una empresa.

 

¿ Que es el Sistema de Gestión Documental Digital?

El Sistema Gestión Documental de Archivos Digitales es un servicio para las empresas que no poseen una estructura de manejo de archivos digitales o bien normas de almacenamiento de sus archivos digitales. Nosotros creamos esta estructura mediante la generación de las directrices relacionadas con el manejo de los documentos digitales de la empresa, almacenados en servidores, discos externos, correos electrónicos y equipos de cómputo.

¿ Como funciona el Sistema de Gestión Documental Digital?

El proceso de implementación del SGD (Sistema de Gestión Documental) se elabora en etapas en las que se requiere la participación tanto de los empleados como de los Jefes de departamento. Se debe realizar un análisis del tipo de archivos que se almacenan en cada departamento de la empresa. De este análisis se formará una estructura básica de archivos en un servidor de uso compartido, en el cual se almacenará toda la información de la empresa y los usuarios dispondrán de la misma de forma fácil.

Por supuesto para esta estructura se deben especificar permisos de acceso para que los empleados solo puedan acceder a la información de su departamento que le corresponde.

Luego de este proceso se crea una serie de documentos llamados “Cédulas de Trabajo”, los cuales tienen la información de la estructura de archivos de cada departamento y el tipo de archivos permitido para cada carpeta. Esto sumado a las normas de retención de archivos y la reglamentación del proceso forman todo el Sistema de Gestión Documental

Creación de estructura básica de archivos

Para el Manejo de Archivos Digitales Es necesario formar una estructura básica de almacenamiento de archivos en un servidor local, la cual tiene como fin mantener el orden de los archivos, un fácil manejo de las jerarquías de acceso a la información y una lógica de almacenamiento de los registros de la empresa.

Estructura del Sistema de Gestión Documental

Creación de Cédulas de Trabajo

Estructura de la Cédula de TrabajoLas cédulas de trabajo o cédulas de retención se refiere a la estructura de archivos predefinida para el manejo de archivos digitales, con periodos de retención y previamente aprobada por la empresa para la organización de sus registros digitales o en papel. Cada Cédula contará con una secuencia de “Series de Registro” o carpetas las cuales estarán directamente relacionadas con las actividades de cada departamento lo cual permitirá mantener un orden lógico de almacenamiento de registros. A su vez estas Series de Registro llevarán una secuencia numérica denominada “CÓDIGO SERIE”, el cual es un consecutivo numérico asignado a dichas carpetas y es inalterable e irrepetible. También se utilizarán “Etiquetas” para cada departamento, las cuales tienen como fin facilitar el etiquetado de documentos, folder, ampos, cd´s y cualquier otro medio que sea utilizado para manipular información de la empresa. Son una forma más sencilla de manejar los nombres de cada departamento tanto en el servidor como en la creación de rotulaciones, marcas o etiquetado de registros.Además le brindamos la Capacitación a usuarios, la Creación de las Políticas de la empresa, Asesorías y Auditorías.

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